No final de julho realizaremos o comitê financeiro com nossos parceiros, o objetivo é apresentar o fechamento do 2T/23, fazer comparativos YoY (year over year), QoQ (quarter over quarter) e revisar o orçamento e o forecast para o restante de 2023.2.
Entendemos que em cenários de incertezas – mudança da regulamentação, taxa de juros alta etc. -, é ainda mais importante que o orçamento contenha as expectativas bem alinhadas entre as áreas de negócio e que cada líder possua seu P&L em mãos para auxiliar a sustentabilidade da empresa. Geralmente, as unidades de negócio acabam olhando apenas receita gerada e comissionamento repassado e não avaliam a geração de caixa operacional e o resultado entregue para o escritório.
Portanto, projete cenários e encaixe forecasts com atualizações trimestrais (ver infográfico abaixo sobre nossa metodologia), pensando em eventuais cenários de perda de equipe, compressão de margens ou despesas extraordinárias não provisionadas. Procure ter essa visibilidade não só de forma macro, mas também em conjunto com os principais líderes. Procure entender: como eventuais mudanças de cenário impactam na sua liquidez e no seu plano de curto e médio prazo? Você conseguiria enxugar rapidamente sua estrutura para se adaptar a um novo cenário?
Ao longo de 2022 tivemos contato com várias operações que planejaram um crescimento agressivo e construíram um escritório para comportar esse crescimento. Entretanto, nem todos conseguiram expandir da forma esperada e acabaram assumindo despesas fixas altas e cadeiras vazias. Agora, vemos que existe uma dificuldade em muitos casos de alinhar a rota e definir responsabilidades para resolver o problema.
“Cães com dois donos morrem de fome”, essa máxima vale também para o orçamento e as alçadas. Sugerimos sempre que as despesas sejam trabalhadas com centro de custos ou, caso opere de forma mais macro, que exista uma pessoa que consiga analisar os fornecedores e serviços para estar sempre acompanhando a eficácia destes e eventuais possibilidades de renegociação ou descontinuação de parcerias que não estão agregando para a operação. E, mais importante ainda, entender processos e rotinas que podem ser aprimoradas ou otimizadas, fazendo com que a redução de custos seja consequência de uma iniciativa mais holística e não apenas o ataque a uma despesa específica.
Outra possibilidade é sempre trabalhar com a geração de caixa e analisar eventuais contratações com equilíbrio entre luvas contratuais, equity e prazo para pagamento dos valores a serem acordados. Importante sempre alinhar crescimento (g) e taxa de retorno dos investimentos realizados (ROI). Quando g > ROI, a tendência é que você necessite de capital de terceiros para sustentar o crescimento da sua operação, principalmente se seu caixa estiver muito ‘esticado’. Quando falamos esticado, costumamos falar um caixa que guente menos de 12 meses das despesas fixas do negócio (desconsiderando os variáveis e os impostos), mas isso sempre é um proxy que pode variar dependendo do cenário macro de mercado e do perfil de risco do empreendedor (“suitability” como um gestor de escritório).
Como alternativa, a terceirização de processo pode aliviar também seu caixa e facilitar esse crescimento, visto que o lead-time entre recrutamento, seleção, treinamento e onboarding é mitigado e se consegue ter resultado mais rapidamente ao escolher uma empresa terceira já especializada no setor e que vai necessitar de menos tempo de adaptação para sustentar sua expansão.
Ao analisar orçamento e previsto versus realizado, procure não apenas analisar a foto. Veja o filme e entenda se o que foi projetado ainda está dentro do roteiro. Em um mundo com dinamismo forte, o que foi pensado 6 meses atrás pode já não estar fazendo sentido para o restante de 2023. É importante também que o orçamento tenha um objetivo focal e de certa forma flexível: aumentar AuC/receita entre 25~30%, reduzir despesas fixas em 10~15% ou aumentar EBITDA em 5~10 pontos percentuais”.
Se o cenário for muito rígido, pense em fazer um orçamento à base zero para realmente deixar apenas as despesas cruciais para sua operação. O orçamento a base zero é mais trabalhoso e demanda mais tempo, mas dependendo da sua disponibilidade de caixa/despesas pode fazer sentido realizar esse exercício. Para os casos onde o caixa está mais equilibrado e/ou o relacionamento com a corretora e eventuais sócios capitalistas está positivo, pode-se analisar o ano anterior como base das despesas fixas e realizar ajustes pontuais conforme o crescimento esperado da receita e eventuais necessidades de contratações ou investimentos (CAPEX).
Para operações mais maduras e com mais estrutura, o orçamento matricial pode fazer mais sentido. Nesse modelo, procura-se já estabelecer centros de custos bem claros e aprovadores para cada requisição de pagamento. Antes mesmo de processar qualquer contas a pagar, já se avalia se a requisição atende o orçamento da área.
Logicamente, esse modelo cria um pouco mais de burocracia para o dia-a-dia e precisa estar bem alinhado com o negócio, pois a equipe vai precisar entender que os pagamentos tendem a demorar mais para serem processados. Costumamos ser mais conservadores em indicar essa estrutura por conta da maturidade do mercado de assessorias como um todo – a maioria das operações preza por agilidade, dinamismo e flexibilidade para rodar o negócio.
Comentamos aqui internamente que orçamento acaba sendo “cultura”. Você precisa praticar e aprender com os erros. O objetivo não é gerar complexidade, mas sim facilitar a operação a estar sempre se adequando e se antecipando conforme as variações macroeconômicas acontecem. É, portanto, e especialmente para assessorias, mais importante pensar no forecast e nas ações a serem realizadas com base no realizado, do que ficar simplesmente gastando uma energia enorme para tentar ter mais acurácia mas pouca resposta conforme mudança de ambiente:
“Some people like doing budgets, working with numbers and keeping score, rather than rolling up their sleeves to help streamline work.”
Entenda qual modelo faz mais sentido para sua realidade e nos chamem caso precisem de apoio nessa frente. Podemos aprofundar o debate e pensar em diferentes estratégias para adaptar seu controle financeiro ao cenário atual do mercado.
Vitor Baldessar
CFO AAWZ