BOAS PRÁTICAS
- Base De Dados
- Remessa De Pagamentos
- Solicitações De Pagamentos
- Janelas De Pagamentos
- Notas Fiscais
- Dia A Dia Da Operação
ROTINAS FINANCEIRAS
- Conciliação
- Coleta de dados
- Lançamento de pagamentos
- Relatório de posição
BOAS PRÁTICAS | Base De Dados
Tratar e organizar uma base de dados de profissionais da empresa e fornecedores auxilia o departamento financeiro em suas atividades diárias, permitindo uma operação mais rápida e segura. Isso evita a necessidade de recordar informações sobre pagamentos específicos ou buscar os dados bancários de um fornecedor no momento do pagamento.
É altamente recomendável que uma base de dados contenha sempre o CPF/CNPJ do parceiro. Utilizar apenas o nome ou razão social pode aumentar consideravelmente a margem de erro devido à variedade de formas de digitar essas informações. Como o CPF/CNPJ consiste em uma sequência de números, essa margem de erro tende a ser reduzida a zero.
Para evitar erros operacionais, é essencial incluir os dados bancários na base de dados. Confiar exclusivamente no PIX pode não ser a abordagem mais profissional para uma empresa.
Para auxiliar os responsáveis pelos P&Ls, orçamentos de departamentos e filiais, cada parceiro deve ter essas informações disponíveis, exceto em casos específicos de reembolsos ou compras realizadas por outros departamentos ou filiais.
BOAS PRÁTICAS | Remessa de pagamentos
A inclusão manual de pagamentos no banco é uma das principais causas de erros operacionais e desperdício de tempo para um tesoureiro, especialmente durante o dia de pagamento das comissões dos assessores, devido aos elevados volumes de lançamentos e valores fracionados.
A solução mais eficaz para atender a essa demanda é a utilização de um sistema ERP financeiro que integre a função de geração de remessas de pagamento em lote, juntamente com a contratação de um banco que aceite transmissões de arquivos.
O processo se resume em atualizar os valores no ERP financeiro de forma recorrente, gerar um arquivo de remessa e enviá-lo ao banco. Posteriormente, basta que o gestor da conta bancária aprove a remessa para que o banco processe os pagamentos em lote, em vez de realizá-los individualmente, um por um.
Com o open finance e a evolução das plataformas bancárias e das fintechs, é cada vez mais realidade a execução das rotinas com integrações via API. Mas, mesmo com as APIs, é necessário que as bases estejam estruturadas para o financeiro.
BOAS PRÁTICAS | Solicitações De Pagamentos
Diariamente, em diversas ocasiões, um tesoureiro pode ser interrompido em suas tarefas devido a solicitações de pagamento pontuais ou reembolsos específicos feitos de maneira desorganizada por membros da equipe. Isso gera uma alta demanda por pagamentos urgentes que, na verdade, deveriam ser exceções.
Para melhor organizar essas solicitações, é altamente recomendável implementar um formulário estruturado que contenha campos específicos para cada detalhe da solicitação. Isso pode incluir informações como o motivo da despesa, o valor a ser reembolsado, o comprovante de pagamento ou despesa anexado, e qualquer outra informação relevante.
Além disso, é fundamental estabelecer níveis de aprovação dentro da organização. Isso significa que, antes que a solicitação de pagamento seja processada, ela deve passar por uma série de aprovações, geralmente começando com o próprio solicitante e avançando para superiores hierárquicos. Isso garante uma camada adicional de controle e responsabilidade no processo, ajudando a evitar pagamentos indevidos ou não autorizados.
Em última análise, essa abordagem não apenas melhora a eficiência operacional, mas também aumenta a segurança financeira da empresa, pois todas as despesas passam por um processo estruturado de revisão e aprovação antes de serem pagas. Isso ajuda a garantir que os recursos da empresa sejam alocados de forma adequada e em conformidade com as políticas internas estabelecidas.
BOAS PRÁTICAS | Janelas de pagamentos
Definir janelas de recolhimento de solicitações e datas de pagamento é igualmente importante. Ao estabelecer períodos específicos em que as solicitações são aceitas e datas fixas para os pagamentos, você cria um cronograma previsível que permite que a equipe financeira se prepare com antecedência e evite urgências desnecessárias.
Gostamos de trabalhar com janelas semanais junto aos nossos parceiros. Dessa forma, o responsável pelo financeiro consegue já aprovar todas as contas dos próximos 7 dias e evitar ficar entrando e aprovando pagamentos de forma diária. Casos de exceção são tratados conforme disponibilidade, mas o mais importante é alinhar cultura e estruturar o processo conforme o negócio vai crescendo e o financeiro amadurecendo.
ROTINAS FINANCEIRAS | Conciliação Bancária
Conciliação no D-1 + D+0
Conta bancária
Saldos em dia
Transferência entre contas e resgates
ROTINAS FINANCEIRAS | Coleta De Dados
Organização de e-mail
Recolhimento de boleto e NF
Armazenamento e renomeação de arquivos
ROTINAS FINANCEIRAS | Relatório de Posição
Inclusão de pagamentos recorrentes em aberto
Pagamentos extraordinários ou urgentes (exceção ≠ regra)
As melhores práticas, desde a manutenção de uma base de dados robusta até a implementação de sistemas de remessa de pagamentos e solicitações estruturadas, são mais do que meras recomendações. Elas são um roteiro para o sucesso sustentável, minimizando erros e otimizando a eficiência.
