Como devo operacionalizar a cobrança dos meus clientes?
Independentemente do tipo da cobrança que será realizada, seja por meio de fundos de liquidez vinculados à conta do investidor, seja pix, boleto ou outro, a responsabilidade da emissão do documento fiscal e a conciliação dos recebimentos cabe ao administrativo da consultoria.
Você deve ter um ERP para gerar as cobranças em caso de boleto pix e também realizar os faturamentos de nota fiscal de forma automática e em lote. Como as consultorias possuem uma quantidade relevante de clientes, será necessário o uso de tecnologia para conseguir cumprir suas responsabilidades fiscais.
Para garantir que não haja dupla tributação, normalmente o faturamento total é realizado pela consultoria e os valores dos consultores repassados por dividendos. Ponto de atenção a esta forma de tributação relacionando especificamente a nova tributação de dividendos que tende a limitar os repassa por meio desse formato, mas com um planejamento patrimonial sucessório bem realizado este problema tende a ser mitigado, Outra forma, é por meio de split do recebimento entre o que é o do consultor e o que é da consultoria, assim cada um realiza seu faturamento apenas com o valor que compete a sua parte e cada um fica responsável pelo pagamento dos seus tributos. A forma como o valor vai ser faturado deve ser analisado em conjunto com um contador para que haja o uso da melhor eficiência tributária global de acordo com o seu modelo.
Para consultorias que ainda não utilizam sistemas contábeis ou BPO financeiro, a implementação de controles internos é prioridade para garantir o correto pagamento de imposto e adimplência dos clientes. A administração de muitos de clientes e um fluxo mensal elevado exige processos padronizados e automatizados:
- Faturamento recorrente: Estabeleça uma rotina mensal de emissão de Notas Fiscais e geração de cobranças (boletos ou débitos automáticos). O ideal é que o sistema de gestão vincula automaticamente cada cobrança à respectiva NF de serviço, garantindo rastreabilidade e o correto recolhimento do ISS/CBS.
- Contas a receber: Utilize uma ferramenta financeira (ou planilhas estruturadas) para acompanhar pagamentos recebidos e pendentes. Automatize notificações para clientes em atraso e mantenha indicadores de inadimplência, evitando impactos no caixa.
O ideal é que não haja esforço manual e que seja um processo contínuo, integrado e rastreável, conectando cálculo, contrato e cobrança a uma gestão financeira sólida e escalável.
Atenção à inadimplência
Um ponto sensível é o tratamento de clientes inadimplentes. Se a Nota Fiscal for emitida antes da confirmação do pagamento, a consultoria pode acabar recolhendo impostos sobre valores que nunca recebeu.
Para evitar esse risco, existem duas boas práticas:
- Conciliação de recebimentos dentro do próprio mês ou, no máximo, até o vencimento da guia de ISS do mês seguinte, para que ainda seja possível cancelar ou substituir a NFS;
- Faturamento após recebimento: em estruturas mais robustas, a emissão da nota ocorre somente após a entrada do valor, eliminando o risco tributário.
Dessa forma, você evita perder não apenas o valor do serviço, mas também pagar impostos sobre uma receita inexistente.
Outro ponto essencial para melhorar a adimplência é estruturar de forma estratégica a regra de cobrança. Isso envolve identificar o perfil de cada cliente e dividir a esteira em dois segmentos principais: high tickets e low tickets.
Enquanto os tickets menores devem ter um fluxo automatizado e eficiente, os high tickets exigem um acompanhamento mais próximo, garantindo que o modelo de cobrança esteja alinhado às necessidades de cada cliente.
Organização, clareza e personalização no processo fazem toda a diferença no resultado final.
Como consigo acompanhar se meu negócio está indo bem ou não?
Uma das grandes dores dos gestores é conseguir mensurar se o seu negócio está indo bem ou se precisa de uma mudança de rota. Para isso, além de um plano de negócio estruturado, também a necessidade de acompanhamento de métricas de negócios e financeiro.
Na parte financeira, o demonstrativo é popularmente usado, e é de fato a melhor ferramenta é o P&L/DRE. Nesse demonstrativo você conseguirá analisar sua receita, os impostos sobre elas, seu custo variável, despesas fixas, receitas/despesas financeiras, ebitda e lucro líquido.
A estrutura de DRE é da seguinte forma:
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Receita Bruta |
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(-) Deduções e impostos (ISS, PIS, COFINS ou CBS) |
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= Receita Líquida |
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(-) Custos diretos (Comissões) |
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= Lucro Bruto |
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(-) Despesas operacionais ( Aluguel, honorários, adm) |
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= EBITDA |
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(-/+) Despesas/Receitas financeiras (Investimentos ou empréstimos) |
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= Lucro Operacional |
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(-) Impostos sobre o Lucro (IRPJ/CSLL) |
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= Lucro Líquido |
Com base nos números da DRE, o gestor consegue definir metas realistas, ajustar preços, reduzir desperdícios e medir com precisão a eficiência da operação. O acompanhamento do EBITDA revela a rentabilidade da atividade principal, sem distorções causadas por impactos ou efeitos financeiros, permitindo avaliar o verdadeiro desempenho da consultoria. Além disso, a DRE possibilita comparar resultados com outras operações do mercado, utilizando benchmarks para identificar oportunidades de melhoria e entender se o negócio está operando dentro dos padrões do setor.
Caso o gestor ainda não tenha acesso a referências externas ou dados de benchmarking, o ideal é contar com o apoio de uma consultoria especializada, como a AAWZ, que dispõe de uma base ampla de comparações entre diferentes estruturas e pode auxiliar na análise de performance e na definição das melhores práticas para o crescimento sustentável do negócio.
A DRE é essencial porque mostra a performance econômica do negócio, revelando margens, rentabilidade e eficiência operacional. No entanto, mesmo sendo um demonstrativo completo, ela não captura o comportamento do caixa. Por isso, para uma visão realmente estratégica da saúde financeira, é necessário complementar a análise com o demonstrativo do fluxo de caixa, que evidencia para onde o dinheiro está indo e como a empresa sustenta suas operações no curto e no longo prazo.
O Fluxo de Caixa (DFC) é o demonstrativo que mostra, de forma clara e objetiva, como o dinheiro entra e sai do negócio, evidenciando a real capacidade da empresa de gerar caixa para sustentar suas operações. Ele é dividido em três partes: Fluxo Operacional, que reúne todas as entradas e saídas relacionadas à atividade principal da empresa, como receitas de vendas, pagamentos de fornecedores, folha e impostos; Fluxo de Investimentos, que registra aportes em ativos de longo prazo, como equipamentos, tecnologia, estrutura e demais CAPEX; e Fluxo de Financiamento, que engloba empréstimos, amortizações, juros, aportes societários e distribuição de lucros. Cada uma dessas seções revela um tipo diferente de movimento financeiro: o operacional mostra a eficiência do negócio no dia a dia, o de investimentos indica a estratégia de crescimento e expansão, e o de financiamento demonstra a dependência ou autonomia em relação a capital de terceiros. Para o gestor, a DFC é indispensável porque traduz a saúde financeira real da operação, mesmo quando a DRE mostra lucro, permitindo planejar investimentos, antecipar falta de caixa, ajustar gastos e tomar decisões que garantam a sustentabilidade e o crescimento contínuo da empresa.
Qual o regime tributário ideal para minha estrutura societária?
O primeiro regime que o empresário deve pensar, é o simples nacional, esse é um modelo impulsionador do governo. Porém, o serviços de consultoria é elegível na faixa V, com uma alíquota elevada (por volta de 15% a 16% no Anexo V, dado o faturamento e se a folha salarial for baixa)
O segundo regime que deve ser considerado é o presumido caso a sua margem de contribuição seja acima da presunção de 32%, numa simulação considerando impostos de cerca de 19%, faz sentido optar por esse regime, mas caso a sua margem seja inferior a presunçÃo, o ideal é começar a pensar numa estrutura de lucro real.
O custo de estrutura com financeiro e contabilidade é similar nos casos de Simples Nacional e de Presumido, o crescimento desses serviços ocorre no lucro real.
Já para os casos em que a margem de contribuição é inferior a 32%, o ideal é falarmos em lucro real, isso porque você deve pagar imposto apenas sobre o lucro efetivamente apurado, o que possivelmente será um valor inferior ao do que seria pago no presumido.
Cabe um disclaimer sobre a questão da reforma tributária que passa a valer em 2027. Essa primeira parte da reforma tributária é apenas sobre os impostos do consumo e independente da forma de tributação do lucro da empresa. Essa alíquota será algo em torno de 26 ~ 28%, podendo ser inferiores para empresas do Simples Nacional, uma majoração da carga atual, mas que terá um regime de transição nos próximos 10 anos.
Quanto tempo vou precisar dedicar ao meu administrativo?
Um dos principais desafios enfrentados por gestores de consultorias é a organização administrativa. Nos primeiros meses, quando o foco está na geração de caixa e na conquista dos primeiros clientes, é comum que o próprio gestor assuma tarefas operacionais e desvie sua energia da atividade principal do negócio.
Por isso, a área administrativa costuma nascer desorganizada e reativa. Essa abordagem até funciona no início, mas com o crescimento da operação, a necessidade de uma estrutura administrativa se torna inevitável. Ela é essencial para evitar inadimplência e permitir que o gestor concentre sua energia em aumentar a receita e expandir o negócio.
O ideal nesse momento é buscar um prestador de serviço que terceirize os processos administrativos. O gestor ainda não domina as melhores práticas e, na maioria das vezes, não tem orçamento nem volume de trabalho que justifiquem a contratação de um colaborador CLT dedicado.
Um BPO financeiro, mesmo em um plano básico, pode gerar ganhos significativos de eficiência nesse período inicial de crescimento desorganizado. Reserve um valor no orçamento para isso. O tempo que você economiza ao deixar o financeiro nas mãos certas é o mesmo tempo que você ganha para fazer o negócio prosperar.
Quer entender como aplicar isso à sua realidade?
Converse com um dos especialistas da AAWZ e descubra como reposicionar sua marca para o novo ciclo, elevando sua proposta, organizando seu modelo e preparando sua operação para escalar. O novo mercado já começou.
A diferença entre participar e liderar está em como você organiza o seu modelo e quando você começa.
Até a próxima edição!
